ЦЕЛИ, ПРЕДМЕТ И ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Сектор по архивной работе
комитета культуры, спорта и молодежной политики
администрации муниципального образования город Донской
Целями деятельности сектора по архивной работе (далее – Архив) являются: формирование и содержание документов Архивного фонда Тульской области и документов по личному составу.
Предметом деятельности Архива являются:
1) комплектование Архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования;
2) постоянное хранение архивных документов и обеспечение их сохранности;
3) государственный учет архивных документов;
4) использование архивных документов.
Для достижения поставленных целей Архив осуществляет следующие виды деятельности:
1) обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
а) хранение и учет документов, принятых в Архив муниципального образования; представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом Тульской области;
б) проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
в) подготовка, представление администрации муниципального образования и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архиве.
Архив обеспечивает хранение:
а) архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Тульской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Тульской области;
б) архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Тульской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального образования, которыми она наделена;
в) архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения (семейные архивы, документальные коллекции), относящиеся к негосударственной собственности архивного фонда Тульской области;
г) документов по личному составу ликвидированных организаций муниципальной собственности, не имеющих правопреемника, в том числе ликвидированных в результате банкротства;
д) документов по личному составу ликвидированных негосударственных организаций, не имеющих правопреемника, в том числе ликвидированных в результате банкротства;
е) печатных и других материалов, дополняющих фонды Архива;
ж) учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
Архив может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных, государственных и негосударственных организаций и граждан на договорных условиях.
Документы, относящиеся к негосударственной собственности и включенные в состав архивного фонда Тульской области, поступают на хранение в Архив в порядке и на условиях договора между собственниками документов и Архивом.
2) комплектование Архива документами, в том числе:
а) составление списков организаций-источников комплектования Архива; согласовываемых с органом управления архивным делом Тульской области; систематическая работа по их уточнению;
б) отбор и прием в Архив документов постоянного и долговременного хранения;
в) проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве.
3) организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и лиц, ответственных за архив и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования Архива; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранности, комплектовании и использовании их архивов, включая:
а) проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
б) ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования Архива;
в) рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству организаций-источников комплектования Архива;
г) рассмотрение и представление на утверждение в орган управления архивным делом Тульской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения; описей фотодокументов и дел личного происхождения;
д) рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Архив в установленном порядке;
е) изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
ж) оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
з) разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов учреждений, организации документов в делопроизводстве; внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
4) информационное обеспечение органов местного самоуправления, иных организаций, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
а) информирование органов местного самоуправления, иных организаций о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике; исполнение запросов юридических и физических лиц;
б) организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность.
Доступ к архивным документам обеспечивается:
- путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
- путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;
- путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.
в) исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, в том числе в форме электронных документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан. Запросы и обращения граждан могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет;
г) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;
д) реализация отдельных государственных полномочий администрации муниципального образования в сфере архивного дела при наделении ими администрацией Тульской области в установленном порядке в области хранения, учета, комплектования и использования документов архивного фонда Тульской области, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации, Тульской области, состоянием ведомственного хранения документов организаций, расположенных на территории муниципального образования город Донской.