Основными задачами комитета являются:
1) организация документационного обеспечения Администрации и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Администрации и ее структурных подразделениях;
2) прием письменных и устных обращений граждан и организаций в адрес Администрации, организация приема граждан Главой Администрации и его заместителями;
3) организация централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и организаций;
4) оказание организационно-методической помощи в работе с обращениями граждан и организаций в структурных подразделениях Администрации;
5) разработка нормативных, организационно - методических документов и оказание консультационной помощи по вопросам организации и ведения делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях Администрации;
6) совершенствование информационных и документационных технологий в обеспечении деятельности Администрации;
7) организация и обеспечение учета четкого прохождения документов в аппарате Администрации, функционирование единой системы контроля за их исполнением;
8) протокольное обеспечение совещаний Главы Администрации, организационно-техническое обеспечение административно - распорядительной деятельности Главы и его заместителей;
9) обеспечение эффективного использования автоматизированной системы «Дело».
Основными функциями комитета являются:
1. В сфере организации документационного обеспечения Администрации, функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Администрации и ее структурных подразделениях комитет:
1) готовит сводную номенклатуру дел Администрации;
2) проводит анализ документооборота, разрабатывает предложения по совершенствованию методов работы с документами;
3) обеспечивает качественную подготовку распорядительных актов Главы Администрации и служебных документов в соответствии с утвержденными инструкциями, ГОСТом;
4) организует прием, учет, регистрацию, хранение служебных документов;
5) предоставляет заверенные печатью копии распорядительных актов Главы Администрации, иные документы, а также выписки из них по запросу;
6) комплектует, обеспечивает сохранность, ведет учет и использование оперативного архива служебных документов и распорядительных актов Главы Администрации.
2. В сфере осуществления приема письменных и устных обращений граждан и организаций в адрес Администрации, организации приема граждан Главой Администрации и его заместителями, руководителями структурных подразделений Правительства Тульской области комитет:
1) осуществляет в установленном порядке прием, регистрацию, обеспечивает своевременное прохождение документов на рассмотрение руководителей Администрации;
2) организует личный прием граждан Главой Администрации, его заместителями:
составляет график приема;
предварительно записывает граждан на прием;
осуществляет документальное обеспечение приема;
осуществляет контроль исполнения поручений руководителей Администрации по рассмотрению обращений граждан и организаций, принятых на личном приеме;
3) анализирует и обобщает результаты работы по рассмотрению обращений граждан и организаций в Администрацию и систематически информирует руководство об итогах этой работы.
3. В сфере организации централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан:
1) обеспечивает контроль за своевременным и качественным выполнением поручений руководителей Администрации по итогам рассмотрения обращений;
2) осуществляет подготовку информационных материалов (статистических, тематических) с анализом проблем, затронутых в поступающих обращениях граждан;
3) обеспечивает хранение и выдачу копий документов из текущего архива;
4) формирует и хранит в течение установленного времени обращения граждан и ответы на них.
4. В сфере оказания организационно-методической помощи в работе с обращениями граждан в структурных подразделениях Администрации комитет:
1) оказывает консультативно-правовую помощь гражданам, обратившимся в Администрацию;
2) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Администрации по вопросам организации приема и контроля за исполнением поручений руководителей Администрации;
4. В сфере разработки нормативных, организационно-методических документов и оказания консультационной помощи по вопросам организации и ведения делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях Администрации комитет:
1) разрабатывает нормативные документы по вопросам делопроизводства и организации документооборота в Администрации;
2) проводит семинары со специалистами структурных подразделений по вопросам организации делопроизводства, обмена опытом работы;
3) обеспечивает методическое руководство специалистами делопроизводства структурных подразделений Администрации;
4) проводит проверки структурных подразделений Администрации, а по результатам подготавливает предложения по совершенствованию процессов делопроизводства;
5) готовит предложения по составу и форме бланков строгой отчетности, применяемых в Администрации, ведет учет по их использованию и уничтожению;
6) ведет учет печатей и штампов Администрации.
5. В сфере совершенствования информационных и документационных технологий в обеспечении деятельности Администрации отдел обеспечивает эффективное функционирование автоматизированной системы «Дело».
6. В сфере организации и обеспечения учета четкого прохождения документов в аппарате Администрации, функционирования единой системы контроля за их исполнением комитет:
1) осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации;
2) готовит проекты поручений по поступающей корреспонденции, адресованной руководству Администрации;
3) обеспечивает своевременное оформление напоминаний исполнителям поручений, сбор информации и анализ полноты представленных сведений;
4) формирует отчеты по исполнительской дисциплине на основании электронной базы данных системы «Дело»;
5) проводит анализ исполнения документов и поручений, информирует руководство Администрации.
7. В сфере протокольного обеспечения Главы Администрации, организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности Главы Администрации и его заместителей комитет:
1) обеспечивает документирование совещаний и заседаний, проводимых Главой Администрации;
2) оформляет тексты поручений, данных Главой Администрации в ходе совещаний, доставляет исполнителям;
3) обеспечивает контроль за исполнением поручений Главы Администрации, докладывает о выполнении.